Первичные документы для бухучета поставщиков. Что в них входит?

Предприятие малого или среднего бизнеса ведет активные переговоры с поставщиками. Речь может идти о поставке товаров или каких-то услуг. И все совершаемые сделки должны сопровождаться пакетом документов. Без них организация рискует: например, она платит деньги в качестве залога, но ничего затем не получает. В суд идти нельзя, так как сделка совершалась не в соответствии с законом. Чтобы не возникло казусов, заключите контракт с бухгалтером – на сайте http://vbuh.spb.ru/ предоставляют полный пакет услуг, в том числе помогают разобраться документами для бухучета поставщиков. Все их четыре.

1. Договор купли-продажи

Стандартный договор, по которому одна сторона обязуется в установленные сроки предоставить товар или услугу, а другая – произвести оплату. При оформлении бумаги учитываются индивидуальные пожелания заказчика и исполнителя. После того как все нюансы были оговорены, ставятся подписи. Бизнесмены доверяют оформление договора профессиональным бухгалтерам, чтобы избежать неприятных ситуаций. Достаточно сказать, что цена, прописанная на бумаге, может вырасти, если поставщик столкнулся с непредвиденными сложностями. Стоит только Вашему партнеру внести мелким шрифтом соответствующий пункт.

2. Счет на оплату

Данный документ не имеет юридической силы. Однако это не означает, что он является второстепенным или не нужным. В нем отображаются:

  • Конкретные товары и услуги. Что именно Вы покупаете.

  • Сумма, которую нужно заплатить.

  • Счет, на который переводят деньги.

Данная бумага – основа для оплаты.

3. Расходная накладная

Она представляет собой акт на выполненную услугу. Если все товары привезены вовремя и в исправном состоянии, либо услуги оказаны в полном соответствии с договором, подписывается расходная накладная. Такой документ имеет юридическую силу. Если Вы его подписали, а только потом обнаружили какие-то дефекты, например, в строительных материалах, то ничего сделать не сможете. Сделка завершена.

4. Счет-фактура

Данный документ прикладывается к расходной накладной. По большому счету он полностью дублирует содержание счета на оплату. Однако счет-фактура призван показать, сколько поставщик платит за НДС. Цифры могут варьироваться в зависимости от специфики товара или услуги. Счет-фактуру бухгалтеру стоит тщательно проверить, чтобы его клиент не переплатил больше. Недобросовестные исполнители могут накрутить стоимость.

Если нет штатного бухгалтера, то при проведении операций по поставке воспользуйтесь услугами аутсорсера. Они предполагают разовое сопровождение в момент заключения таких сделок.